Zwei Jahre Hinweisgeberschutzgesetz: Herausforderung „interne Meldestelle“
Datum: 26. März 2025
Seit dem Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) im Juli 2023 sind ca. zwei Jahre vergangen. Dieses Gesetz verpflichtet Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten, interne Meldestellen einzurichten, um Hinweisgebern (Whistleblowern) einen sicheren und vertraulichen Kanal zur Meldung von Rechtsverstößen zu bieten. Ziel ist es, Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit auf Missstände hinweisen, vor Benachteiligungen zu schützen und gleichzeitig die Compliance-Strukturen innerhalb der Unternehmen zu stärken.
Anforderungen an interne Meldestellen
Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten mussten bis zum 17. Dezember 2023 interne Meldestellen implementieren. Für Unternehmen mit mehr als 249 Beschäftigten galt diese Pflicht bereits ab dem 2. Juli 2023. Bei Verstößen gegen diese Einrichtungspflicht können Bußgelder von bis zu 20.000 Euro verhängt werden.
Meldestellen müssen bestimmte Anforderungen erfüllen:
- Zugänglichkeit der Meldekanäle: Meldungen müssen sowohl in Textform (z. B. über IT-gestützte Plattformen oder spezielle E-Mail-Adressen) als auch mündlich (z. B. über Hotlines oder Anrufbeantwortersysteme) möglich sein. Zudem sollte die Möglichkeit bestehen, Hinweise persönlich oder per Videokonferenz zu übermitteln.
- Vertraulichkeit und Datenschutz: Die Identität des Hinweisgebers sowie betroffener Personen muss geschützt werden. Nur autorisierte Personen dürfen Zugriff auf die Informationen haben, und die Offenlegung der Identität erfordert die ausdrückliche Zustimmung des Hinweisgebers.
- Bearbeitung anonymer Meldungen: Unternehmen sind nicht verpflichtet, anonyme Meldekanäle einzurichten, müssen jedoch auch anonyme Hinweise bearbeiten.
- Unabhängigkeit und Fachkunde der Meldestellen-Beauftragten: Die mit der Meldestelle betrauten Personen müssen unabhängig agieren und über ausreichende Fachkenntnisse, insbesondere im Datenschutz, verfügen. Ein Interessenkonflikt ist auszuschließen.
Herausforderungen interner Meldestellen
Unternehmen, die sich für eine interne Lösung entscheiden, müssen zahlreiche gesetzliche Anforderungen erfüllen. Zu den Herausforderungen gehören:
- Wahrung der Unabhängigkeit: Mitarbeitende, die als Meldestellen-Beauftragte fungieren, dürfen keinen Interessenkonflikten unterliegen. Besonders in kleineren Unternehmen ist es schwierig, geeignete interne Personen zu finden, die fachlich geeignet und gleichzeitig unabhängig sind.
- Sicherstellung der Vertraulichkeit: Hinweisgeber zögern oft, interne Kanäle zu nutzen, aus Angst vor Repressalien oder internen Konflikten. Ohne technische und organisatorische Schutzmaßnahmen kann die Anonymität nicht zuverlässig gewährleistet werden.
- Fachliche Qualifikation: Die verantwortlichen Personen müssen umfassende Kenntnisse in den Bereichen Datenschutz, Compliance, Arbeitsrecht und interne Ermittlungen haben. Unternehmen müssen Schulungen und regelmäßige Fortbildungen für die Meldestellen-Beauftragten einplanen.
- Aufwand und Kosten: Der Aufbau einer internen Meldestelle erfordert technische Infrastruktur, personelle Ressourcen und Zeit. Insbesondere für Unternehmen mit 50 bis 250 Mitarbeitenden kann dies eine erhebliche Belastung darstellen.
Vorteile einer externen Meldestelle
Eine externe Meldestelle kann viele dieser Herausforderungen umgehen und bringt verschiedene Vorteile mit sich:
- Unabhängigkeit und Neutralität: Externe Anbieter agieren unabhängig vom Unternehmen, wodurch Interessenkonflikte vermieden werden. Hinweisgeber fühlen sich sicherer, wenn sie wissen, dass ihre Meldung neutral geprüft wird.
- Höhere Akzeptanz bei Mitarbeitenden: Mitarbeitende vertrauen neutralen, externen Instanzen häufig mehr als internen Lösungen. Dadurch steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Missstände frühzeitig aufgedeckt werden.
- Sicherstellung von Vertraulichkeit und Datenschutz: Professionelle Anbieter setzen verschlüsselte IT-Systeme und datenschutzkonforme Prozesse ein. Die Identität von Hinweisgebern bleibt besser geschützt als bei internen Lösungen.
- Fachliche Kompetenz: Externe Anbieter beschäftigen Experten für Compliance, Datenschutz und interne Ermittlungen. Dadurch wird sichergestellt, dass Meldungen korrekt eingeordnet und professionell bearbeitet werden.
- Entlastung interner Ressourcen: Unternehmen müssen kein eigenes Personal schulen oder Kapazitäten freihalten. Die Bearbeitung von Meldungen erfolgt effizient, ohne den Betriebsalltag zu stören.
- Rechtssicherheit und kontinuierliche Verbesserung: Externe Anbieter halten sich stets an die neuesten gesetzlichen Vorgaben und Best Practices. Unternehmen profitieren von laufenden Anpassungen ohne eigenen Aufwand.
Externe Meldestellen als strategische Lösung
Für viele mittelständische Unternehmen ist eine externe Meldestelle die effizientere und sicherere Lösung. Sie gewährleistet nicht nur höchste Vertraulichkeit und Fachkompetenz, sondern entlastet auch die internen Ressourcen. Zudem steigert sie das Vertrauen der Mitarbeitenden in das Hinweisgebersystem und trägt dazu bei, dass Missstände frühzeitig erkannt und behoben werden können.
Wir können Ihnen ausgebildete Case-Manager zur Verfügung stellen, auch die Bereitstellung eines gesetzeskonformen Meldeportals welches auf sicheren, in Deutschland gehosteten Systemen liegt, ist möglich. Sprechen Sie uns hierzu gerne an.
